Projektiviestinnässä tärkeä osansa on viestinnän sisällön ja sävyn lisäksi myös käytettävillä kanavilla. Keino- ja kanavavalinta saattaa kuulostaa tekniseltä ja triviaalilta - ja sen onkin luonnollisesti alisteinen viestinnän tavoitteille ja sisällölle; keinot projektin mukaan. Väärillä keinovalinnoilla saa kuitenkin romutettua muuten mallikkaan projektiviestinnän.
Pääsääntö on, että sähköiset välineet (intra, sähköposti) sopivat informointiin ja muuhun yleisviestintään. Joku vääräleuka on tässä puhunut FYI-viestinnän (For Your Information) ohella CYA-viestinnästä (Cover Your Ass). Spämmiviestejä laajoilla jakelulistoilla lähetetään siis monesti vain oman selustan turvaamiseksi ja ettei kukaan pääsisi syyttämään tiedon panttaamisesta.
Sähköpostin merkitys korostuu projektin alkuvaiheessa ja "vähemmän tärkeiden" sidosryhmien kohdalla. Projektin tärkeimmissä vaiheissa ja avainsidosryhmien sitouttamiseen (ja sitouttamiseen yleensäkin...) sähköposti ei riitä. Tällöin luonnollisesti korostuvat pienryhmätapaamiset ja projektipäällikön henkilökohtainen "myyntityö".
Kuulin kauan sitten esityksen erittäin haastavasta suuryrityksen extranet-kehityshankkeesta. Kaksi edeltävää hanketta oli kaatunut sidosryhmien ristiriitaisiin intresseihin ja muutosvastarintaan. Projekti toteutettiin menestyksekkäästi erittäin tiukassa aikataulussa ja se alitti budjetin. Menestyksen avain oli vahva ylimmän johdon omistajuus ja projektipäällikön uuttera “jalkatyö”; paljon viestintää, erityisesti ryhmätapaamisia ja henkilökohtaisia keskusteluja.
Kun valtaosa arkipäivän viestinnästä projekteissa tapahtuu sähköpostitse, voi puhelimen, puhepostin tai kasvokkaisten tapaamisten kautta myös erottua myönteisesti projektimassasta. Myös välineen valinta on näet viesti!
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti